Inefficiëntie in de bouw is lastig te meten, moeilijk te bewijzen en vaak reden voor discussie tussen opdrachtgever en aannemer. In eerdere blogs uit deze reeks over inefficiëntie in de bouw besprak ik wat inefficiëntie is, hoe inefficiëntie moet worden onderscheiden van uitloop of leegloop, hoe aannemers hun bewijspositie kunnen versterken en hoede rechtspraak kijkt naar inefficiëntieclaims. In deze zesde en laatste blog stappen we over van analyse naar actie. Want hoe voorkomt u dat een inefficiëntieclaim überhaupt nodig wordt?
In deze blog benoem ik 6 praktische best practices die de kans op discussies over productiviteitsverlies verkleinen én de bewijspositie van de aannemer versterken op het moment dat een claim tóch onvermijdelijk is.
Een disclaimer vooraf: de bouw is een conservatieve sector, daarvan ben ik me bewust. Dus de kans is groot dat onderstaande tips door sommigen als tijdsverkwistende nieuwigheden worden ervaren. Misschien helpt het als de lezer weet dat deze tips zijn ontstaan uit interviews met stakeholders uit de aannemerij.
1. Resource-based plannen: niet alleen tijd, maar ook capaciteit
Traditionele planningen bestaan vaak uit eenvoudige stroken met globale bouwfaseringen. Maar wie grip wil houden op productiviteit, moet eigenlijk sturen op productie per dag of week. Bij resource-based planning wordt per werkonderdeel vastgelegd hoeveel manuren en materieelinzet er zijn gepland, inclusief uurtarieven. Zo wordt zichtbaar hoeveel productiecapaciteit is voorzien; en of de realisatie daarbij achterblijft.
Zeker bij complexe projecten of installatietechnisch zwaar belaste fasen (zoals afbouw en inbedrijfstelling) biedt deze aanpak uitkomst. Bovendien vergemakkelijkt het het gesprek met opdrachtgevers: welke ruimte is er nog? En wat is de impact van aanvullende opdrachten?
2. Meet ‘as-built’ versus ‘as-planned’, en doe dat in real-time
Verlies aan productiviteit wordt in de praktijk vaak pas opgemerkt als het al te laat is: de planning loopt uit, de kosten lopen op en de kasstromen vertragen. Voorkom verrassingen met digitale registratie van uren en voortgang, bijvoorbeeld via mobiele apps of dagrapportages met vaste codestructuur.
Vergelijk periodiek de gerealiseerde productiviteit met de geplande: zodra het verschil boven een vooraf ingestelde drempel komt, wordt een waarschuwing afgegeven. Zo ontstaat een early warning system, waarmee verstoringen in een vroeg stadium kunnen worden onderkend én gecorrigeerd.
Ook in procedures kan dit het verschil maken. In een uitspraak van de Raad van Arbitrage (28 januari 2021, nr. 36.124 r.o. 97) werd een inefficiëntieclaim afgewezen omdat de aannemer pas achteraf een urenstaat opstelde.
3. Leg een controleerbare baseline vast vóór de start
Eén van de kernproblemen bij inefficiëntieclaims is het ontbreken van een solide referentiepunt: hoe productief zou de aannemer eigenlijk zijn geweest zónder de verstoring? Het helpt dus enorm om vooraf een meetbare baseline vast te leggen, bijvoorbeeld door:
- gebruik van normtijden of kengetallen;
- een pilotfase of nulmeting per hoofdactiviteit;
- documentatie van uitgangspunten en aannames.
Zodra de productiviteit op enig moment achterblijft, is er dan iets om tegen te spiegelen. Daarmee wordt de measured mile-methodiek, die in Nederland vaak strandt, opeens een stuk realistischer.
4. Zet een quantity surveyor in
Een goede uitvoerder is onmisbaar, maar de realiteit is dat hij weinig tijd heeft voor gedetailleerde urenregistratie of onderbouwing van een inefficiëntieclaim. Door vanaf dag één een zogenoemde quantity surveyor mee te laten draaien, ontstaat een continu en objectief inzicht in:
- gewerkte uren per activiteit;
- gebruikte materialen per zone;
- afwijkingen t.o.v. planning en begroting.
Deze quantity surveyor maakt productiviteit meetbaar en herleidbaar, en legt een belangrijk fundament onder de bewijsvoering, mocht het toch tot een geschil komen. Daarnaast kan de quantity surveyor een rol spelen bij het opstellen van een realistische baseline én bij het corrigeren van nacalculaties op punten zoals faalkosten of meerwerk.
5. Zorg voor een robuuste administratie en correcte kostendata
Veel claims stranden op vage nacalculaties of ongespecificeerde urenoverzichten. Zorg daarom voor een heldere administratieve structuur waarin:
- werkzaamheden zijn gecodeerd per WBS-element of CAO-code;
- uurtarieven zijn onderbouwd en kostendekkend;
- meer- en minderwerk duidelijk is verwerkt;
- faalkosten en ondernemersrisico’s zijn uitgesloten of gecorrigeerd.
Met zo’n ‘schoon’ kostenoverzicht kan bij gebleken verstoring alsnog een cost-based benadering worden toegepast, zonder dat direct het verwijt van nacalculatie op tafel ligt. In veel recente procedures blijkt dat arbiters en rechters terughoudend zijn met nacalculatie – tenzij duidelijk is dat de aannemer zorgvuldig heeft gecorrigeerd voor kosten die voor eigen rekening horen te blijven.
6. Werk open en juridisch zuiver: leg afspraken vooraf vast
Tot slot: zorg dat juridische en contractuele instrumenten klaarstaan vóórdat het spaak loopt. Bijvoorbeeld:
- neem escalatieregels op voor planningswijzigingen;
- maak gebruik van §6 lid 15 UAV 2012 (melding van vertraging of verstoring) of §44 UAV-GC 2005.
Bij het uitblijven van een tijdige melding wordt de aanspraak op termijnverlenging of schadevergoeding. vaak al een stuk lastiger te effectueren. De rechtspraak hierover varieert weliswaar maar is doorgaangs streng. Transparante communicatie en een goed vastgelegd ‘early warning’-mechanisme helpen om discussies vóór te zijn.
De ervaring leert bovendien dat veel aannemers in procedures pas ná aanvang van het geschil hun bewijslast verzamelen. Ons advies: stel periodiek een zogeheten bewijspakket light samen, met kerngegevens over productiviteit, wijzigingen en verstoringen. Dit kan in een procedure het verschil maken tussen aannemelijkheid en speculatie. Deel dit met de opdachtgever.
Conclusie: van discussie naar beheersing
Inefficiëntie hoeft geen mysterie te zijn. Met zes concrete maatregelen, van resource-based planning tot inzet van een quantity surveyor ontstaat een robuuste basis om productiviteit te beheersen én gedoe over een inefficiëntieclaim te voorkomen. Daarnaast leveren deze cijfers inzichten op die van waarde kunnen zijn voor de bedrijfsvoering, dus ook als het niet misgaat waren de inspanningen niet voor niets. En mocht het tóch tot een procedure komen, dan staat de aannemer sterker in zijn bewijspositie.
Vragen of opmerkingen?
Wilt u hier meer over weten, of advies over hoe u zich juridisch sterker kunt positioneren bij een inefficiëntieclaim? Neem gerust contact met mij op.
Dit is een blogreeks over inefficiëntie in de bouw. Eerder verschenen al:
- Inefficiëntie in de bouw, meer dan alleen vertraging
- Van meerwerk tot hinder, de meest voorkomende oorzaken van inefficiëntie in de bouw
- Een pittige klus: het bewijzen van inefficiëntie en productiviteitsverlies
- Leegloop, uitloop en inefficiëntie: drie soorten schade, drie manieren van onderbouwing
- Van spreadsheet tot uitspraak: zo kijken rechters en arbiters naar inefficiëntieclaims
En het preadvies ‘Juridische aspecten van samenlopende vertragingsoorzaken en ineffeciëntie in de bouw’.
Laat een reactie achter