Voor het behalen van een succesvol project is de onderlinge samenwerking tussen de opdrachtgever (OG) en opdrachtnemer (ON) altijd al van belang geweest, ongeacht de contractvorm. Want ook in de meer “traditionele” contractvormen, met een vaste prijs en een duidelijke risico- en verantwoordelijkheidsverdeling (bijvoorbeeld contracten op basis van de UAV of UAV-GC), is de onderlinge interactie, relatie en samenwerking van belang om projectsucces te behalen.
Een relevante vraag is hierbij echter wel: wat is dan projectsucces? Hoe definieer je dat? En definieert de opdrachtgever projectsucces op eenzelfde wijze als de opdrachtnemer dat doet? Waarschijnlijk niet, althans bij de meer traditionele contractvormen. Want de opdrachtgever zal het project als een succes zien als het project wordt gerealiseerd met een hoge kwaliteit, binnen het budget en binnen de planning. De opdrachtnemer daarentegen heeft logischerwijs een meer financieel gedreven definitie van projectsucces. Succes voor een opdrachtnemer zal ook afhankelijk zijn van een tijdige oplevering binnen de planning (want vertraging kost geld en resulteert mogelijk zelfs in boetes), maar zal voornamelijk bepaald worden bepaald door het financiële resultaat dat bij oplevering in de boeken staat: de winstmarge. En laat deze winstmarge nou voor een significant deel bepaald worden door het besparen van kosten, door een kwaliteit en/of prestatie te leveren die wel voldoet aan de minimale eisen, maar ook niet veel meer dan dat. Dit aspect staat dan ook op gespannen voet met de behoefte aan kwaliteit die de opdrachtgever heeft.
De samenwerking binnen een Kost+ contract
Er zijn contractvormen die deze belangen van opdrachtgevers als opdrachtnemers meer gelijkschakelen. Het alliantiecontract is hiervan een voorbeeld. En de Kost+ contractvorm is hierbij een ander goed voorbeeld. Want bij Kost+ profiteren beide partijen in financiële zin wanneer er sprake is van kostenbesparingen, efficiëntie, optimalisaties en versnelling: want dit resulteert (via het zogenaamde ‘participatiemechanisme’) in een hogere winstmarge voor de ON, en voor de OG betekent dit dat er minder werkelijke kosten vergoed dienen te worden. Maar ook de situatie waarbij er sprake is van kostenoverschrijdingen, inefficiëntie en vertragingen is net zo onwenselijk voor de OG als de ON: want dit leidt tot een afnemende winstmarge voor opdrachtnemer, maar ook voor hogere werkelijke kosten die de opdrachtgever dient te vergoeden. Kortom: OG en ON zitten bij de Kost+ contractvorm echt ‘samen in de wedstrijd’ met meer gelijke (ook financiële!) belangen en dezelfde doelstellingen.
Kost+: communicatie, transparantie, gelijkwaardigheid en vertrouwen
En naast het feit dat Kost+ ervoor zorgt dat de belangen van OG en ON gelijk worden geschakeld, kent Kost+ nog andere mechanismen en eigenschappen die de onderlinge samenwerking zullen waarborgen dan wel stimuleren.
- Allereerst is het belangrijk dat OG en ON elkaar goed en tijdig op de hoogte houden van relevante ontwikkelingen en voortgang. Indien de planningsmijlpalen en/of richtprijs in gevaar dreigen te komen dient er een tijdige waarschuwing te worden afgegeven. Deze tijdige waarschuwing stimuleert daarmee nog sterker dat OG en ON elkaar goed op de hoogte houden en elkaar niet verrassen. Nalaten van een tijdige waarschuwing is zelfs een van de uitzonderingsgevallen waarin de werkelijke kosten niet worden vergoed.
- Ten tweede is Kost+ gebaseerd op ‘openheid en transparantie’. Zo wordt de richtprijs middels een ‘open boek principe’ tot stand gebracht en worden de werkelijke kosten onderbouwd door middel van een open projectadministratie. Deze openheid stimuleert het onderlinge vertrouwen tussen partijen en zorgt ervoor dat partijen gezamenlijk grip hebben op de kosten.
- Ten derde stimuleert Kost+ dat partijen de projectorganisaties nauwer op elkaar afstemmen en zelfs (deels) kunnen integreren. Bij traditionele contracten is het gebruikelijk dat de projectorganisaties van OG en ON gespiegeld zijn waarbij de OG vaak het werk van ON controleert en bijstuurt waar nodig. Maar bij Kost+ is de OG vaak meer betrokken en beter inhoudelijk op de hoogte van de voorgang en van afwegingen en keuzes die gemaakt moeten worden. Het kan daardoor effectiever en zeker efficiënter zijn wanneer OG en ON samen een geïntegreerde projectorganisatie vormen.
- Ten vierde gaat Kost+ uit van gelijkwaardigheid, openheid en vertrouwen. Dat betekent dat je ook mensen in de projectorganisatie zult moeten hebben die intrinsiek gemotiveerd zijn en in staat zijn om vanuit deze principes het werk samen te gaan maken. Dit heeft gevolgen voor met name de competenties van de mensen die in de projectteams betrokken zullen worden. Door hier vooraf goed over na te denken en zorgvuldig mee om te gaan, en mensen bewust op te selecteren kun je verzekeren dat de onderlinge samenwerking op een gelijkwaardige manier plaatsvindt, en minimaliseer je het risico dat partijen weer terugvallen in ‘oud gedrag’.
- Ten vijfde biedt de Kost+ contractvorm houvast om de stand van de samenwerking continue te monitoren en te blijven verbeteren. Zo kunnen samenwerkingsgerichte KPI’s worden toegepast om met elkaar te bezien hoe de samenwerking ervoor staat en wat er nog verbeterd kan worden. Ook kan het waardevol zijn om een gezamenlijke teamcoach erbij te halen om zo expliciete, structurele en professionele aandacht aan dit belangrijke thema te geven.
- En ten slotte ligt het voor de hand om het aspect samenwerking tijdens de aanbesteding een belangrijke(re) rol van betekenis te geven. Dat betekent enerzijds dat de opdrachtgever in staat is om tijdens de aanbesteding (in de aanbestedingsstukken, maar ook tijdens bijvoorbeeld dialooggesprekken) concreet te formuleren wat hij precies belangrijk vindt in de samenwerking. Anderzijds betekent het dan de opdrachtgever er groot belang bij heeft dat de winnende inschrijver ook de inschrijver is die het beste in staat is om samen te werken binnen deze relatief nieuwe contractvorm. Het ligt voor de hand om samenwerking expliciet op te nemen in de kwalitatieve (sub)gunningscriteria waarbij we niet alleen denken aan het schrijven en beoordelen van een samenwerkingsplan, maar waarbij juist ook gekeken wordt naar de daadwerkelijk aanwezige competenties op het gebied van samenwerking van het projectteam (kernteam) van de opdrachtnemer. Er zijn verschillende wijzen waarop dit mogelijk is, zoals het houden van interviews, doen van simulaties of (gezamenlijke) teamassessments. Wat hierbij passend en wenselijk is, dat is uiteindelijk aan het project om zelf te bepalen.
Door de opzet van een Kost+ contract op deze manieren verder te versterken wordt de samenwerking optimaal bevorderd!
Meer informatie?
Ga naar www.kostplus.nl.
Lees ook:
Laat een reactie achter